別のトンデモ業務プロセスをご紹介しましょう。

とある結婚情報サイトのリニューアルに携わっていた時、現状の把握のために業務点検をやったところ、とある作業担当者が入稿控えをとある会社A社にFAXで送付する業務を行っていたのです。しかし自分がその時知る限り、そのA社はこの情報サイトの運用に関わっていないはずでした。

送付作業を行っている担当者は、A社の担当者を知らず、何のために送っているかも知らないとのことでした。前回と同じく退職した前任者からそう引き継いだとのことでした。嫌な予感がした私は、会社としては頻繁に取引のあるその会社のFAXの送り先に、「この紙を見た方は◯◯社の稲葉に連絡ください。03-xxxx-xxxx」というFAXを送ってしばらく待ったところ、電話がなり、相手方と話しました。

話した結果、相手方もなぜこのFAXが毎日届くかわからず、全て捨てていたとのこと。気づいてたならこっちに連絡くれてもいいじゃないかとは思いましたが、もう詮無いことです。いずれにせよお互いで無駄な作業が発生していたのです。

原因はこれも推測の域を出ませんが、しばらく前に何らかの事情で短期的にそのA社に作業を依頼していたのだが、お互いの設計者や運用責任者が異動や退職でいなくなり、その短期的作業が期日を迎え、作業担当者も代替わりして、事情がわからず送りつける作業だけが取り残されていたのだろうと結論づけました。

通信費や人件費を垂れ流すだけのこうした意味のない業務は本当に無駄なことですが、長年多くの人が関わっている運用業務はこのような点検作業が必要なんだということを指し示しているように考えます。

私はこのプロジェクトに短期的に参加していたため、この件は担当役員に直接報告し、不在だったオペレーション責任者をちゃんと人事発令するよう申し入れしました。