アナログデータのデジタル化に入力業務を行っている職場もあるでしょう。入力作業の手順に準じて入力ミスをどのように防ぐか基本的なことを解説します。

1. 元原稿を読み取る

   • 原稿が読みやすい状態であることを確認する（文字がぼやけていない、汚れや折れがないなど）。読みづらい原稿が多い業務特性がある場合は、前段階の元原稿の作成プロセスを改善する。
   • 必要に応じて原稿の内容を確認するためのリファレンスやガイドラインを用意する。
   • 作業者が集中できる環境を作り、注意力を高める。

2. 画面に入力する

   • 効率的な機材を用意する。
   • 正確な入力を保証するため、入力フォームやシステムが適切に設定されていることを確認する。項目ごとの桁数・文字数、文字種チェック機能などを入力フォームに実装しておく。
   • 作業者のスキルや知識を向上させておく。適切なトレーニングや教育プログラムを提供し、正確な入力方法や注意すべきポイントについて理解習熟させておく。
   • 可能なら別々の3人が同じ原稿を入力して後でベリファイする仕組みで運用する。

3. タイプミスがないか確認する

   • 入力内容の確認には、比較的長い伝票や複数のデータを一度に確認する際に効果的な方法を採用する。
   • 入力内容の自動検証や整合性チェックを実施する。
   • 目視での確認に加え、入力データの重要項目をチェックリストやテンプレートと照らし合わせる。
   • 異なる作業者が同じ原稿を入力してある場合、入力結果をシステムで比較し、合致しない場合はエラーで弾いて検証する（ベリファイ作業）

4. ミスがあれば修正する

   • ミスの特定には、入力内容と元原稿の比較や再確認を行う。
   • 修正作業を迅速かつ正確に行うために、キーボードショートカットや編集機能を活用する。
   • 修正後には、再度修正内容を確認し、適切に反映されていることを確認する。

5. 確定する

   • 入力内容の最終確認を行い、データの不備や漏れがないことを確認する。
   • 確定前に他の担当者や上司によるレビューを行う。
   • 確定後には、データの保存やバックアップを適切に行い、必要な手続きを完了させる。
6. フィードバック
   • タイプミスが発生した場合には、その原因を分析し、問題点を特定します。入力作業の改善点や予防策を見つけるために、入力者からのフィードバックを積極的に収集し、システムや手順の改善を行う。